Yazılı iletişimde sık yapılan hatalar

Yazılı iletişimin, e-posta kullanımının hızla arttığı günümüzde ne kadar önemli bir iletişim yolu olduğu tartışılmaz bir gerçek; fakat bu kanalı ne kadar doğru ve etkin kullanabildiğimiz sorusunun yanıtı ise pek de iç açıcı değil. Aslında ciddi anlamda zaman kazancı sağlamamıza olanak veren bu yöntem, doğru kullanılmadığında hem zaman kaybına hem de anlaşmazlıklara neden olabiliyor. İş hayatı ve özel hayat ayrımı yapmadan, bu konuda yaptığım birkaç gözleme ve bunlarla ilgili naçizane birkaç tavsiyeye hızlıca değinmek istiyorum.

1- E-postalara cevap yazmamak

Doğrudan size gönderilmiş ve karşı tarafın yanıt beklediği bir e-postayı mutlaka yanıtlayın. O anda detaylı bir yanıt yazacak zamana veya veriye sahip olmasanız bile, “E-postanızı aldım, size falanca tarihe kadar konuyla ilgili geri dönüş yapacağım” yanıtı, hem karşınızdakine değer verdiğinizin hem de işlerin yolunda gittiğinin en önemli göstergesidir. En kötü cevabın bile, cevapsızlıktan daha kötü olmayacağını unutmamakta fayda var. Aksi durumda, o anda çok yoğun olduğunuzu veya yanıt yazmak için sizin de başka birinden yanıt beklediğinizi, sizden başka bilen kimse olmayacak. Eğer yanıt vermeyi planladığınız zamanda bir değişiklik olursa, karşı tarafı mutlaka bilgilendirin. Bildirdiğiniz tarihle ilgili olarak planlama yapacak ve beklentiye girecek olan muhatabınıza, bu tarih geldiğinde “bizim iş ne oldu?” sorusunun tekrar sordurmuyor olmanız ise, çok yerinde ve şık bir davranış olacaktır.

Özet olarak; insanların yanlış şeyler düşünmesine fırsat vermeyin, çünkü bu onlar kadar sizin de sorumluluğunuz.

2- Alıcı kısmına birden fazla kişi ekleyerek e-posta göndermek

E-postayı aynı anda bir çok kişiye göndererek her birinde aksiyon beklemek, en basit ifadeyle e-postanızın hiç kimse tarafından dikkate alınmamasına neden olacaktır. Bu durum, genelde iki farklı şekilde ortaya çıkar :

  1. Aksiyon atamalarını, tek e-postada topluca aradan çıkartma ve zaman kazanma isteği
  2. Muhatabının kim olduğu bilinmeyen konularda, konuyu ortaya atarak ilgili olan kişinin sorumluluğu üzerine alacağını bekleme

Her iki durumda da, gönderdiğiniz e-postanın ardından defalarca hatırlatma yapma ve/ya kişileri teker teker aramak zorunda kalma ihtimaliniz kuvvetle muhtemel. Bu durumun çözümü ise gayet basit : her alıcıya ayrı ayrı, özel birer e-posta göndermek. Bu basit çözüm, hem aksiyon ataması yaparken, hem de konuyla ilgili sorumluluğun muhatabınızda olup olmadığını öğrenmeye çalışırken işinize yarayacaktır. İlk gönderim anında birkaç dakika fazladan harcayacağınız efor, yanıt toplama sürecinde kendini fazlasıyla amorti edecektir.

3- E-postada sorulardan, yalnızca birkaçını yanıtlamak

Size gönderilen bir e-postada, tarafınıza yöneltilen birden fazla soru bulunuyorsa, mutlaka her biri için bir cevap yazın. Bazı soruların yanıtlarını vermeyip görmezden gelerek atlamak, madde-1’de bahsettiğimiz duruma benzer olarak, karşı tarafı tatmin etmeyecek ve “peki diğer sorunun yanıtı nedir?” şeklinde tekrar tekrar sorulara maruz kalmanıza neden olacaktır. Eğer cevaplayan değil, soran tarafta iseniz; işleri kolaylaştırmak adına sorularınızı maddeler halinde listelemeniz ve her birinin yanıtının ilgili sorunun altına _tercihen farklı bir renkle_ eklenmesini rica etmeniz, bu durumun önüne geçmeniz için en basit çözüm.

4- Toplantı taleplerinde detaylı bilgi vermemek

Eğer bir toplantı organize ediyorsanız, olası katılımcılara gönderdiğiniz toplantı talebinde; toplantının konusu, yeri, başlangıç ve bitiş saatini mutlaka belirtin. Aksi durumda bu bilgileri haklı olarak edinmek isteyen katılımcılarla teker teker baş etmek zorunda kalabilirsiniz. Bu nedenle “tbd” (to be defined) ifadesinden kaçınmanızda ve toplantı bilgilerinde olacak değişiklikler için, güncelleme bilgisi göndermenizde büyük fayda var.

Ayrıca, katılımına gerek olmayan kişilerin davet edilmemesi; katılması şart olmayan fakat işe yarayabilecek kişilerin veya bilgi amaçlı eklenen yöneticilerin, davete opsiyonel olarak eklenmesi, kişilerin zamanını verimli kullanmalarına yardımcı olacaktır.

5- Eskalasyon mekanizmasını yanlış işletmek

Daha çok iş hayatını ilgilendiren bu durum, yazışmaları çıkmaza sokmak ve muhatabın tepkisini almak için biçilmiş bir kaftan. E-posta gönderdiğiniz kişinin bağlı olduğu yöneticiyi veya sizin yöneticinizi, daha ilk yazışmada CC’ye eklemek, işi hızlandırmak gibi masumane bir amaca hizmet etmekten uzak bir davranış. Bu yöntem, çalışanlar tarafından genelde şikayet etmek veya yaptırım uygulamaya çalışmak gibi anlaşılır ve gerekmediği sürece başvurulmaması gereklidir. Eğer muhatabınız e-postalarınıza keyfi olarak yanıt vermiyor, telefonla hatırlatmanıza rağmen herhangi bir mazeret sunmaksızın sizi dikkate almıyorsa, eskalasyonu devreye sokmak bu noktada işe yarayabilir. Dikkat edilmesi gereken husus, muhatabınızın yöneticisini yazışmaya dahil ederken, aynı seviyedeki kendi yöneticinizi de dahil etmeniz gerektiğidir. Bu, işin sizden çıktığını ve yöneticiler tarafından değerlendirilmesi gereken bir konu haline geldiğini dolaylı olarak ifade edecektir. İşler yoluna girdiğinde, yöneticileri devreden çıkartarak yazışmaları sürdürmekte ise fayda var.

Görüldüğü üzere, her ne kadar sanal bir ortam üzerinde iletişimi sürdürmeye çalışsak da, karşımızdakinin makine değil de bir insan olduğunu unutmadan ve empati yaparak yazışmak, hem sonuca ulaşmamızı sağlar hem de karşılıklı ilişkilere zarar vermemizi engellemiş olur. Bütün bu yöntemlerin işlemediği durumlarda ise, yüz yüze iletişimin en doğru seçenek olduğunu unutmamakta büyük fayda var.