Karmaşadan Sadeliğe Giden Yol : Uygulama Portföy Yönetimi

Robotların dünyayı ele geçirmesinden önceki evre olan, yazılımların hayatımıza yön verdiği evreyi yaşıyoruz. Gündelik hayatımızda, gerek bilgisayarlar gerekse mobil cihazlarda aktif olarak kullandığımız onlarca farklı yazılım varken, iş hayatında bu sayının yüzler mertebesine ulaşmasına şaşırmamak gerekiyor.

Özellikle orta ve büyük ölçekli kurumlarda; finans, faturalama, müşteri yönetimi gibi büyük sistemlerden tutun; çizim, raporlama, anket gibi daha ufak olanlara kadar bir çok uygulama, bir çok birim tarafından kullanılıyor. Yalnızca uygulamalar değil; işletim sistemleri, geliştirme platformları, komponentler gibi yazılımlar da bu kapsamda ele alınabilir. Sayılar dramatik ve kontrolü zor boyutlara ulaştığı için, bu konuda Bilgi Teknolojileri (BT) birimlerine yardım etmeyi amaçlayan uygulama portföy yönetimi (application portfolio management) adında bir uzmanlık mevcut.

Uygulama portföy yönetimi (UPY) sayesinde, en basit ifade ile BT uygulama portföyümüzü görünür kılarak, geniş bir bakış açısı yakalamış oluyoruz. Bu iş temelde uygulamaların bir listesini tutmak gibi anlaşılsa da, biraz detaya inildiğinde; aslında aşağıdaki sorulara yanıt arayan bir uğraş olduğunu fark ediyoruz :

• Kurumda hangi uygulamalara sahibiz?
• Uygulamaların tür, sahiplik, lisans, altyapı gibi temel bilgileri neler?
• Uygulamaların iş kabiliyetleri ve kapasiteleri neler?
• Mevcut uygulama mimarimiz nasıl?

UPY Kurumsal Mimari‘nin bir parçası olmakla birlikte, kurum genelinin faydasına sunulan çıktılara sahiptir. Üst yönetimden yazılım uzmanına kadar tüm kademeler, ihtiyaçları olan ölçüde ve istedikleri bakış açıları ile bu değerli bilgiden faydalanabilir. Yani UPY; hem operasyonel işleri kolaylaştıran bir bilgi envanteri üretir, hem de yönetime yol veren bir karar destek faaliyeti sağlar.

Doğru bir UPY süreci işletmeye başladığımızda, aşağıdaki soruların yanıtlarını verebileceğimiz veri setine de sahip oluruz :

• Gelecekteki uygulama mimarimiz nasıl olacak?
• Geçmiş yıllarda capex ve opex için harcanan tutarlar ne kadar?
• Önümüzdeki yıl hangi uygulamaya ne kadar bütçe ayırmalıyız?
• Kurumun iş stratejileri ile ne kadar uyumlu bir uygulama portföyüne sahibiz?
• Karşılayamadığımız iş kabiliyetleri neler?
• Birden fazla uygulama tarafından karşılanan iş kabiliyetleri neler?
• Uygulamaların olgunluk seviyeleri ne durumda?
• Uygulama yaşam döngülerini nasıl yönetmeliyiz?

Uygulama portföy yönetimi nasıl yapılır?

Doğru adımlar uygun sırada gerçekleştirildiği sürece, UPY zor değildir.

1- Paydaşları, bilgiyi toplayacak ve bilgi alınacak ekipleri belirleyin. Aksi durumda, sağlıklı bir portföy elde etmek yerine, eksik ve hatalı bilgilerle dolu göstermelik bir uygulama listesi elde edilmiş olur.

2- Hedeflerinizi belirleyin. Bu iş tamamlandığında hangi çıktı ve kazanımları elde etmeyi planladığınızı, kendinize ve tüm paydaşlarınıza net olarak ifade edin.

3- Uygulama portföyünde bulunacak bilgi çeşitliliğini ve derinliğini belirleyin. Aksi durumda her yeni bilgi eklendiğinde, bilgi toplama sürecinin tekrarlanması zaman kayıpları yaşatacaktır.

4- Uygulamaların mevcut ve eksik iş kabiliyetlerini görünür hale getirebilmek için, bir referans mimariden faydalanın (örneğin Telco sektörü için Tm Forum tarafından oluşturulan TAM’ı (Telecom Application Map) kullanarak, hangi uygulamanızın TAM’da hangi kabiliyetleri karşıladığını bulun). Böylece mevcut mimarinizi kolaylıkla belirlerken, hedef mimarinizi de oluşturmuş olursunuz.

5- UPY tek sefere mahsus bir çalışma olmadığı için, portföyün yaşatılması ve sürekli olarak güncel tutulması gerekir. Bu nedenle kurum içerisinde, uygulama portföyünde değişikliğe neden olabilecek tüm süreçlere (SDLC, agile, RFP, phase-out vb) portföy güncelleme adımlarını ekleyin.

6- Son olarak, bir zorunluluk olmamakla birlikte UPY çalışması için bir metodoloji belirlemenizde ve eğer bu deneyimde bir çalışanınız yoksa, işinin ehli kişilerden danışmanlık almanızda fayda olduğunu unutmayın.

Portföyümüzü nerede yönetmeliyiz?

Bu sorunun akla gelen ilk yanıtı, diğer tüm benzer işlerde olduğu gibi Excel’dir. Excel ilk bakışta bu işi basit ve hızlı olarak yürütmek için uygun bir araç gibi görünse de, işler karmaşıklaştığında UPY için en büyük riski teşkil etmeye başlar. Versiyonlama, ortak çalışma, ilişki kurabilme, görselleştirme gibi bir çok konuda sıkıntı çekmek yerine; bu amaca uygun olarak geliştirilmiş BT portföy yönetim uygulamaları ya da işi daha geniş anlamda ele alan ve kurumsal mimarinizi de yönetebileceğiniz uygulamalara yönelmekte büyük fayda var. Bu alanda büyük oyuncuların pahalı çözümlerinin yanında, birkaç bin dolara lisansını alarak kullanabileceğiniz ürünler ve hatta açık kaynak uygulamaları barındıran geniş bir alternatif seti bulunuyor.

Bir sonraki yazımda, uygulama portföy yönetiminin sonraki adımı olan uygulama portföy optimizasyonundan bahsedeceğim. Şimdilik hoşça kalın.