Doküman ve belge, birbirinden farklı iki olgu iken eşanlamlılarmış gibi kullanıldığını görürüz. Peki nedir bu fark ve neden bu kadar önemlidir? Belki sohbet ortamında pek bir anlamı yoktur, ancak bir disiplin olarak kabul edilen Bilgi ve Belge Yönetimi’nde önemi çok büyüktür. Önce bu iki olguyu tanımlayalım :
Doküman Kavramı
Doküman kavramı gündelik hayatta belge ile aynı anlamda kullanılmaktadır, fakat dokümanı belgeden ayıran bir takım farklılıklar bulunmaktadır.
“Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleşmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynaklar” olarak dokümanı tanımlayabiliriz. Bu tanımdan yola çıkarak bir dokümanın resmi belge niteliği taşımaması, onun değerinin en üst tabakada yer almadığını, bu yüzden de gündelik faaliyetlere hız kazandırmak amacıyla ya da bir danışma kaynağı olarak kullanılabileceğini ya da gerek görülürse imha edilebileceğini söylemek yanlış olmaz.
Belge Kavramı
“Latince document sözcüğü decore (öğrenmek bilgilendirmek) fiili ile –ment (araçlar) son ekinin birleşmesinden meydana gelmiştir. Yani “belge” terimi öğretmeye veya bilgilendirmeye yarayan ders, deney ya da metin gibi araçlar için kullanılmaktadır.”
“Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve format ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi” aracıdır.
“Kamu ve özel sektör belgelerinin yönetiminde başarılı uygulamaları gerçekleştirmeyi amaçlayan ve belge yönetiminde dönüm noktası olarak nitelenen ISO 15489 Uluslar arası Belge Yönetim Standartı belgeyi şöyle tanımlamaktadır:
Belge: İşlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından enformasyon ve delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyondur.”
“Belgelerin sürekliliği yaklaşımı dört temel yaklaşımı gerektirmektedir:
- Bilgi sistemleri, belge ve arşiv yönetimi kapsamında tek bir belge kavramının kabul edilmesi.
- Belgelerin niteliğini belirleyen unsurların fiziksel özelliklerinden çok mantıksal (logical) özellikleri olması.
- Kurumsal sosyal ağlar ve iş süreçleri ile belge koruma (recordskeeping) sistemlerinin entegrasyonu.
- Belge ve arşiv yönetimin uzmanlığının kurumsal bilginin organizasyonundan sorumlu kılınması”
Doküman ve Belge Arasındaki Farklar
Yukarıda değindiğimiz tanımları desteklemesi açısından Gülten Alır’ın doktora tezinde bu hususa şöyle yer verdiğini gösterelim: “Bir kurumda çok farklı içerikte ve çok sayıda doküman üretilir ya da elde edilir. Ancak bunların hepsi belge niteliği taşımaz. Sadece yukarıdaki belirtilen belge tanımına uyan dokümanlar belge yönetim sistemlerinde düzenlenerek kayıt altına alınır ve erişilmek üzere depolanır. Doküman ise; kayıt altına alınmış her tür bilgi ya da nesneyi içermektedir.”
- Bir dokümanı kurumun faaliyetleri hususunda hukuksal alanda bir kanıt olarak kullanamazken belgeyi bu amaçla kullanabiliriz.
- Bir dokümanın isteğe bağlı olarak saklama şartları oluşturulabiliyorken, belgelerin muhakkak saklama planları olmalıdır.
- Doküman genellikle gündelik işlerde başvurulan, faaliyetlerin hızını ve verimini arttırmaya yarar. Belge ise buna bir artı olarak uzun vadede kurumun faaliyetlerinin bellek havuzu niteliğindedir. Bu da sadece gündelik değil geniş zamanlı bilgilere erişebileceğimiz başvuru kaynağıdır ve resmi olmasından hareketle de güvenilirdir.
- Belgeler, belge yöneticisinin sorumluluğundadır. Dokümanlar ise üreten kurum yada şahsın inisiyatifindedir.
Kaynak : http://bby-akademi.blogspot.com.tr/2013/11/dokuman-ve-belge-arasndaki-farklar.html